会社における無駄とは…

検索した際のTop3件をメモっておく。

業務の7大ロス
      1. 情報ロス
      2. 作業ロス
      3. 停滞ロス
      4. 物流ロス
      5. 能力ロス
      6. 時間ロス
      7. 品質ロス
仕事のムダを減らすためには、ムダを見える化すること

ムダをなくして効率化をするためには、ムダを相手に気づいてもらう必要があります。しかし、「これはムダです」と思いつきのように伝えるだけでは、相手が気づくことはありません。むしろ反発されるだけです。

そこで必要になってくるのが、ムダの度合いを数値化したり、仕事の流れの悪さを図解したりすることです。

人は、数字による比較や、絵で滞っている様子が見えると、理解が深まります。

業務効率化のメリットとは
      • ムダな作業がなくなる
      • コストをカット
      • 業務の見える化
出来そうなこと

担当者に、無駄を感じた作業について登録して貰う。
担当者には、以下の情報を入れて貰う。

      • プロジェクト
      • 作業項目
      • 作業時間
      • 無駄に感じた要因

⇒プロジェクトの締め処理をした際に、自動計算して無駄に感じられた時間を算出。
(プロジェクト進行中に見えると、返って問題が見えなくなる場合もあるので、最終的な振り返りを促す)

⇒可能ならば、各員のコスト計算も同時に行って、具体的な金額を見える化する。
(経営陣が作業現場の状況に目を向ける必要がある)

⇒業務の一環として、定期的な振り返りを行って、無駄についての評価を行う。
(会社全体として、なにが無駄になっているのかを評価しなくては意味がない。プロジェクト毎に行うのは効率が悪い可能性もあるので、四半期単位か半年単位で、目に付いたプロジェクトを題材に振り返るのが効率が良さそう。同時に、問題がなかったプロジェクトについても振り返り、なにが良かったのか評価して欲しい。)

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会社で作成する書類(資料)について

 ふと「会社で作成する書類の書き方」みたいなものを、先日若い人に聞かれたことを思い出した。

 「どう、書くものなんでしょうか?」という、わりとフワっとした質問でした。
 既にある程度書いていたけど、なんかまとまりがない感じになってしまって長考…そんな流れで聞かれていたようだったので、まず最初に結論を書いてから、細かい話を書いたらどうかな…と答えた。最後に結論として締める書き方は、途中で発散した書き方をすると必ず締められない。
 大風呂敷は拡げ過ぎると畳めなくなる、の法則もあることだし。

 そもそもの話を考えてみると、会社でよく作成される書類というのは、基本的に「報告書」か「議案書(議題書)」になる。
 社会人になると最初に教わる「ほうれんそう」と同じ。「報告」「連絡」「相談」が求められている。

報告書とは

 「”X”は、”Y”である。」ということを纏めた書類。
 ”X”のことについて何も知らない人でも、「”Y”でしょ。」ってとりあえず基本的な答えを返せるようになる効果が得られるような書類。
 極端な話、タイトルで内容が100%判ればある意味で完璧。さらに細かいことを知りたければ、書類にじっくり目を通せばより詳しくなれる。というものが、報告書。

議題書とは

 例えば「”X”を、”Y”とするべきか?」という感じで、何かしらの問題”X”の解決策として”Y”を提案する…というように議題をまとめた書類。(もしくは、”Y”は駄目だから、”Z”にしましょう。みたいな場合も。)
 仕事時間は有限であるので、事前に相談の方向性を纏める形で議題を上げ、その書類に基づいて相談を進める。
 議題書の通りに話が進めば提案は通るだろうし、異論と共に難航すれば新しい議題にも繋がる。
 相談の経過自体も「議事録」の形で記録され、別途報告書として提出される。

従って—-

 報告書は…
 まず結論を書く。
 そして、その後に必要に応じて、詳細な情報を挙げて説明していく。
 最終的な纏めは、最初に書いているので、続く内容はひたすら掘り下げる(もしくは拡げる)為の情報になる。

 議題書は…
 まず提案を書く。
 その後に続けるのは、そもそも提案が発生した原因、具体的な対処例など、提案に繋がる道筋を示す情報を挙げる。
 その際は、単に「このようにすれば良いと思った。」というような事は避けて、可能な限り具体的な事例を挙げることが望ましい。

 というのが、結論的に言えそう。